10 april 2025
Van kantoor naar vijfsterrenbeleving? Laat je inspireren door Hotel Okura Amsterdam
Een schoon bureau, goede verlichting en goede koffie en thee: dat zijn vaak de basisvoorwaarden voor een fijne werkplek. Maar wat als je verder gaat? Wat als een kantoor niet alleen functioneel is, maar ook een beleving is waardoor mensen het liefst op kantoor werken?
De hotelsector weet als geen ander hoe je een omgeving creëert waar mensen zich welkom voelen. Hotel Okura Amsterdam, al 26 jaar opdrachtgever van EW, blinkt uit service en gastvrijheid tot in de kleinste details. Wat kunnen we daarvan leren voor een kantooromgeving?
Gastvrijheid is geen taak, maar een cultuur
“Elke dag biedt een nieuwe kans om mensen gelukkig te maken. Dat is waarom we dit werk doen,” zegt Simon Potter, rooms division manager bij Hotel Okura Amsterdam. Gastvrijheid bij Okura gaat verder dan een vriendelijke service. Het zit diepgeworteld in de Japanse principes Kaizen – continu verbeteren, en Omotenashi – oprechte gastvrijheid zonder iets terug te verwachten. Deze filosofie is niet alleen zichtbaar in de interactie met gasten, maar in de hele bedrijfsvoering.
Een gastvrije werkomgeving ontstaat niet vanzelf; het vraagt om aandacht, consistentie en toewijding van alle facilitaire teams. Het is geen eenmalige actie, maar een continu proces van optimaliseren en verfijnen. Dit zijn zes tips van Hotel Okura die direct toepasbaar zijn in jouw werkomgeving.
Simon Potter, rooms division manager
Zes tips voor een vijfsterren kantoorbeleving
- Gebruik data om service te verbeteren
Data helpt om keuzes te maken. Bij Okura worden housekeeping- en onderhoudsschema’s niet op vaste tijden ingepland, maar op basis van daadwerkelijk gebruik. Sensoren geven bijvoorbeeld aan of een gast in de kamer is, zodat housekeeping niet onnodig aanklopt.
Toepassing op kantoor: door slim gebruik van data kun je een werkomgeving creëren die efficiënter én gastvrijer is. Denk aan sensoren die inzicht geven in welke ruimtes het meest worden gebruikt, zodat je schoonmaak en onderhoud daar op af kunt stemmen.
- Creëer een gastvrije totaalervaring
Bij binnenkomst in de hotelkamer zorgt Okura voor een beleving. De gordijnen openen automatisch en de verlichting past zich sfeervol aan. Dit creëert direct een welkom gevoel en benadrukt het mooie uitzicht.
Toepassing op kantoor: zorg dat medewerkers zich welkom voelen bij binnenkomst. Denk aan een uitnodigende entree met prettige verlichting, een aangename geur of een warm welkom van de receptionist. Overweeg slimme technologieën zoals verlichting die zich automatisch aanpast aan het moment van de dag of flexibele werkplekken die inspelen op verschillende werkstijlen.
- Communiceer gastvrij, ook tijdens verbouwingen
Bij een verbouwing plaatst Hotel Okura Amsterdam niet simpelweg een praktisch bordje. De gasten worden persoonlijk geïnformeerd en op het bord voor de verbouwing staat een gastvrije boodschap. In plaats van "Werk in uitvoering" staat er: "We appreciate your patience and understanding as we craft an even more exclusive experience for you."
Toepassing op kantoor: maak van functionele communicatie een positieve boodschap. Zeg niet alleen: "Deze vergaderruimte is tijdelijk gesloten." Maar voeg eraan toe: "We vernieuwen deze ruimte, zodat jij nog prettiger kunt vergaderen." Zo voelen medewerkers zich meegenomen in het proces.
- Test vernieuwingen voordat je ze grootschalig doorvoert
Voordat Hotel Okura Amsterdam hotelkamers verbouwt, richten ze testkamers in waarin materialen, verlichting en indelingen uitvoerig worden getest.
Toepassing op kantoor: heb je plannen voor een nieuw vergaderconcept of een andere inrichting? Test het eerst! Creëer een pilotruimte en betrek medewerkers bij de evaluatie. Denk aan een proefopstelling van nieuwe bureaus of een testomgeving voor een nieuw lunchconcept.
- Voeg verrassende extra’s toe
Bij Okura ontvangen gasten kleine verrassingen: een boekenlegger bij een boek, een brillendoekje voor brildragers of een handgeschreven kaartje met naam van de room attendant.
Toepassing op kantoor: denk na over kleine gebaren die de werkdag mooier maken. Een bibliotheekhoek met inspirerende boeken, een ‘kletspot’ in de kantine of een persoonlijk kaartje van de schoonmaakmedewerker met naam. Kleine attenties maken de beleving groot.
- Benadruk je sterke punten
Eén van de kenmerken van Hotel Okura Amsterdam is het prachtige uitzicht over de stad. In plaats van dit als vanzelfsprekend te beschouwen, koos het hotel ervoor dit te benadrukken door in kamers een verrekijker te plaatsen. Zo wordt de ervaring nog specialer.
Toepassing op kantoor: wat maakt jouw kantooromgeving uniek? Is het de architectuur, het vele daglicht of de ligging in een bruisende omgeving? Benadruk deze sterke punten en maak ze onderdeel van de beleving.
De sleutel tot succes: communicatie en toewijding
Een gastvrije werkomgeving ontstaat niet vanzelf. Het vraagt om bewuste keuzes, heldere communicatie en betrokkenheid van alle facilitaire teams. “Om een gastvrije beleving neer te zetten, moet je echt communiceren met elkaar en elkaar verantwoordelijk houden,” zegt Simon.
Bij Hotel Okura Amsterdam is gastvrijheid geen taak, maar een gedeelde verantwoordelijkheid. “Iedereen in ons team draagt bij aan de beleving. Of je nu bij de receptie werkt of in housekeeping, het draait erom hoe je een gast zich laat voelen.” Dit geldt net zo goed voor kantoren: wanneer medewerkers en bezoekers zich welkom en gewaardeerd voelen, ontstaat een omgeving waar mensen graag verblijven.
Betrokkenheid speelt daarbij een cruciale rol. “Wat ik heel belangrijk vind, is dat de mensen die hier rondlopen, of dat nou iemand op de payroll van Okura is of van een partner, zich hier thuis voelen.” Dit betekent niet alleen waardering tonen op speciale momenten, zoals de Dag van de Schoonmaker, maar structureel laten zien dat ieders bijdrage ertoe doet. Simon vat het treffend samen: “Iemand die zich betrokken voelt bij zijn werkomgeving, zet dat stapje extra.”
Een kijkje nemen bij Hotel Okura Amsterdam?
Wil jij met eigen ogen zien hoe Okura en EW een vijfsterrenbeleving creëren? Bij voldoende interesse organiseren we een exclusieve inspiratietour bij Hotel Okura Amsterdam. Laat je inspireren en ontdek hoe jij gastvrijheid naar een hoger niveau kunt tillen.
