Papendal

Maar er gebeurt veel meer dan dat. Bij Papendal komen topsport, het bedrijfsleven en het toerisme samen. Voor wedstrijden, evenementen, trainingen, congressen of een weekendje weg.

Een organisatie met zoveel verschillende functies brengt vanzelf veel dynamiek met zich mee. Hoe meer gebruikers, hoe meer wensen en verwachtingen. Bij Papendal staan gasten en bezoekers altijd op nummer één. En precies dat verwachten ze ook van hun facilitaire partner.

‘Veelzijdigheid, daar begint het mee,’ aldus Jochem.
‘We hebben hotelkamers, kantoren, trainingsruimten, een evenemententerrein, sportaccommodaties en congreszalen. Deze moeten verzorgd worden door een facilitaire partner die ervaring heeft met verschillende werkterreinen én die gevoel heeft voor gastvrijheid en snapt dat het gewoon heel goed geregeld moet zijn.

Want een sporter in voorbereiding op bijvoorbeeld een Olympische Spelen wil zich niet druk hoeven maken; die moet rust en focus hebben op zijn training.’

Korte communicatielijnen belangrijk

EW Facility Services en Papendal werken al 35+ jaar met elkaar samen. Volgens zowel Jochem als Bas is het een mooie wisselwerking. Bas: ‘Bij Papendal hebben wij een heel divers palet aan werkzaamheden. Belangrijk is dat je elkaar begrijpt. Papendal moet op ons kunnen vertrouwen en bouwen. De verschillende gebruikers nemen ieder hun eigen dynamiek mee. Korte communicatielijnen tussen ons en Papendal zijn hierbij heel belangrijk.

Gezien de veelzijdigheid van de werkzaamheden worden meerdere leidinggevenden ingezet, verdeeld over de verschillende locaties van Papendal: het hotel, het congrescentrum, de trainingslocatie en het Topsportrestaurant. Objectleiders en supervisors hebben de dagelijkse leiding op de werkvloer.

Op Papendal werkt een vast EW-team. 'Prettig, want een belangrijk deel van de gasten zijn vaste gasten. Onze medewerkers bouwen een band op met de gasten en geven ze dat gastvrije gevoel dat hoort bij Papendal.’

Flexibiliteit loont

Gevoel voor gastvrijheid is voor Papendal een belangrijke eis.

Jochem: ‘De gemiddelde EW’er heeft gevoel bij ons als locatie. Zij hebben het “Papendal-gevoel”. Ze zijn flexibel, zowel als het gaat om inzet als om mindset.’

Die flexibiliteit is volgens hem een van de sleutels tot de langdurige samenwerking: het draait om Papendal en om wat de locatie nodig heeft.

‘De mensen van EW zijn hele goede mensen die het snappen. Het is een flexibel team, met op de essentiële posities een aantal vaste personen als ankerpunt. Dat geeft routine en tegelijkertijd een frisse blik. En dat geeft ons een comfortabel gevoel. Ik noem het “consistentie in continuïteit”.’

Samenwerking verder versterkt

Hoewel de samenwerking tussen beide partijen al sterk was, is deze de afgelopen jaren alleen maar verder gegroeid.

Jochem: ‘Ik zie onze samenwerking als een partnership op basis van wederzijds vertrouwen. Precies wat je in een partner zoekt als organisatie.’

Toekomst

Kijkende naar de toekomst zijn beide partijen het met elkaar eens: flexibiliteit en veelzijdigheid worden alleen maar belangrijker. Voor Papendal is het belangrijk dat EW Facility Services kan blijven meebewegen met de bezetting en de dynamiek van de locatie. Om dat te borgen, draait het bij de facilitair dienstverlener om transparantie.

Bas: ‘Het is van belang dat we helder hebben wat en hoe we het doen. Dat doen we op basis van cijfers. Een dergelijk transparant financieel model in combinatie met operationele expertise en wendbaarheid, maakt een relatie toekomstbestendig.’