5 Tips voor een gastvrije organisatie in coronatijd

Een hartelijk ontvangst bij de receptie, een goede kop koffie en een schone gastvrije omgeving. Medewerkers die gasten vriendelijk groeten en de identiteit van de organisatie uitstralen. Een goede eerste indruk op locatie was snel gemaakt. Dat dit al een jaar niet meer vanzelfsprekend is vinden wij jammer. Toch zien wij nog veel mogelijkheden om als organisatie een gastvrij gevoel te geven. Hoe je in deze tijd van afstand houden, digitale afspraken en thuiswerken toch gastvrij naar je gasten, klanten, leveranciers én eigen medewerkers kunt zijn vertellen Marije Wildenborg en Fenna van Ginkel in dit blog. Lees hier hun 5 tips en ervaringen:

Terug naar overzicht
  • Auteur:

    Marije Wildenborg

  • Datum:

5 Tips voor een gastvrije organisatie in coronatijd
  1. Tips & tricks voor gastvrije online afspraken

We kennen het allemaal. Een online meeting waarin alles misgaat. De start gaat ongemakkelijk, je hoort geluiden op de achtergrond, iemand zit nog in zijn joggingpak en een ander heeft een rommelige werkomgeving. Rustig en professioneel thuiswerken is niet altijd even makkelijk, maar probeer hier met elkaar het beste van te maken. Laat hierbij vooral de identiteit van je bedrijf niet los. Denk aan die eerste indruk die je anders op kantoor zou maken en probeer die alsnog over te brengen. Stel een richtlijn op voor “Gastvrij online vergaderen” met tips en tricks over online vergadertools als Teams en Zoom, kledingkeuzes en hoe om te gaan met achtergronden en achtergrondgeluiden. Stel bijvoorbeeld een mooie uniforme achtergrond in. Denk aan een foto van het kantoor, het logo van je bedrijf of een afbeelding die laat zien wat je bedrijf doet of waar jullie voor staan.

  1. Stuur per post iets leuks naar je afspraak

Een goede kop koffie met een lekker koekje of samen lunchen tijdens een afspraak? Dan kan nog steeds! Stuur bij een afspraak van tevoren wat leuks op. Er zijn tegenwoordig veel bedrijven die dit doen en dat hoeft echt niet duur te zijn. Zet hiervoor lokale ondernemers in, zij kunnen dat steuntje in de rug goed gebruiken. Met zo’n attentie is het ijs meteen gebroken als je start met je online meeting. Een speciale presentatie geven of bijna zover om de deal te sluiten? Denk dan na over de manier waarop je je onderscheidt van anderen. Stuur vooraf een brochure of een voorbeeld van een product dat je gaat benoemen. Iets tastbaars in handen hebben is in deze tijd best bijzonder!

  1. Wees gastvrij naar je eigen medewerkers

Je medewerkers die thuiswerken dragen individueel de belofte van het bedrijf uit, nu meer dan ooit. Dus: practice what you preach! Verlies je eigen mensen niet uit het oog en wees óók naar hen gastvrij. Niet elk bedrijf heeft budget om medewerkers te voorzien van borrelpakketten en andere leuke verassingen. Het kan ook laagdrempelig. Stuur een handgeschreven kaartje om je waardering te laten blijken. Een bedrijfsbus die toch stil staat? Rij een dag door het land en breng bureaustoelen en andere hulpmiddelen rond. Kun je meteen een praatje maken bij de voordeur. Vrijdagmiddagborrel afgelast? Doe hem gewoon online met een leuke quiz of bingo. Of verzin een challenge en daag afdelingen uit om dagelijks een ommetje te lopen. De app ‘Ommetje’ van de Hersenstichting is hiervoor heel geschikt. Welke afdeling gaat er winnen?

Extra tip! Vergeet niet de medewerkers die wél dagelijks naar kantoor moeten en daardoor veel alleen zijn. Denk aan de receptioniste, beveiliger of ICT-er. Ben je zelf toch een keer op kantoor? Plan dan 5 minuten extra in voor een kop koffie en vraag eens hoe het gaat. Natuurlijk op 1,5 meter afstand.

  1. Denk ook aan de schoonmakers

Ook voor schoonmakers is het lastig een ritme te vinden door de gevolgen van de lockdown en de avondklok. Is een gebouw minder bezet? Overleg dan met het schoonmaakbedrijf of de schoonmakers bijvoorbeeld overdag kunnen werken. Een win-win situatie: je doet niet alleen de schoonmakers een plezier, maar ook wordt er voor de mensen die op kantoor zijn zichtbaar schoongemaakt. Een fijn en hygiënisch gevoel!

  1. Het kantoor verdient blijvend aandacht

Zorg ondanks de minimale bezetting voor een schone en frisse omgeving. Mensen die toch op kantoor komen verdienen aandacht en een veilig, gastvrij gevoel. Zorg dat er koffie en thee op voorraad is en leg hier iets lekkers bij. Vergeet ook dit niet corona-proof te maken. Een lang houdbare energy-bar of verpakt koekje zijn goede voorbeelden. Faciliteer voldoende mogelijkheden om te desinfecteren, zorg voor heldere routing in het pand en laat met behulp van bureaukaarten zien welke bureaus schoon zijn.

Extra tip! Bespreek met je schoonmaakbedrijf de mogelijkheden om gedurende de dag een Hygiëne Host in te zetten. Een schoonmaakmedewerker die extra focus legt op het reinigen van handcontactpunten, aanvullen van desinfectiemiddelen en nalooprondes van de toiletten, maar die bijvoorbeeld ook vergaderzalen na gebruik op orde maakt. Schoonmaak draagt nu meer dan ooit bij aan gastvrijheid.

Wij zijn ervan overtuigd dat je ook nu gastvrij kunt zijn!

Bent u op zoek naar meer inspiratie? Neem contact met ons op.

Marije Wildenborg
mwildenborg@ew.nl
06 457 686 93

Benieuwd wat gastbeleving voor uw organisatie kan doen?