30 maart 2023

Deel 2: Scopes, hotspots en dataverzameling

EW Duurzaamheidserie: samenwerking met Nexio Projects

Duurzaamheid heeft een strategische plek binnen EW Facility Services. Op heel veel manieren zetten we ons daarvoor in. Prachtig natuurlijk, maar wat levert het nu precies op? Om onze impact inzichtelijk te maken, werken we samen met Nexio Projects. Een interessante samenwerking waarover we je graag meer vertellen. Dat doen we in een reeks artikelen. In deel 1 kon je lezen wat duurzaamheid betekent voor EW Facility Services. In deel 2 van de serie vertellen we meer over de samenwerking met Nexio Projects. Wat komt erbij kijken als je de impact op het milieu inzichtelijk wil maken? Hoe pak je het aan? En omdat het een relevant, interessant en tegelijkertijd intensief traject is, delen we ook graag onze leermomenten.

In dit artikel vertelt Evie Verlouw (foto inzet), medewerker Kwaliteit en Duurzaamheid, over de samenwerking met Nexio Projects. Evie startte als afstudeerder bij EW. Haar onderzoek ging in op de vraag hoe EW duurzaamheid nog beter kan integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering. Dat we dit onderzoek belegden bij een young professional was geen toeval, we wilden namelijk met de visie en frisse blik van de jonge, nieuwe generatie kijken naar onze duurzaamheidsambities. Inmiddels is Evie alweer een tijd in dienst van EW en werkt zij mee aan het uitvoeren van haar eigen onderzoeksadvies.

Gezamenlijk belang

Een van de aanbevelingen uit het onderzoek van Evie was het meetbaar maken van de bijdrage die EW levert aan een schonere en betere wereld van morgen. Evie: ‘Ingegeven vanuit enerzijds wet- en regelgeving, maar belangrijker: ingegeven vanuit de wens om opdrachtgevers te tonen wat onze toegevoegde waarde is op dit vlak. Op die manier kunnen we met opdrachtgevers de handen ineenslaan en samenwerken voor een zo groot mogelijke impact. Zorgen voor een betere wereld is tenslotte een opdracht voor ons allemaal’. Dit resulteerde in de samenwerking met Nexio Projects. ‘In het voorjaar van 2022 is de samenwerking officieel gestart. We kozen voor Nexio Projects omdat zij alle kennis en kunde in huis hebben om ons te begeleiden en ondersteunen in dit traject. Zij hebben een heel duidelijk plan van aanpak en daarnaast zijn ze net als EW ondernemend en gedreven.’

Een calculatiemodel

Omdat we de zaken goed en gedegen aanpakken, is er een projectteam samengesteld dat zich intensief met de duurzaamheidsopgave bezighoudt. Het team is multidisciplinair en de kracht van het team is de diversiteit aan belangen, kennis en ervaring. Evie: ‘In de beginfase was het belangrijk om het uiteindelijke doel te bepalen; wat willen we uit de samenwerking met Nexio Projects halen en wat is ons beoogde eindresultaat? Inzicht krijgen in onze impact op het klimaat en hierop acteren vraagt om focus en een stapsgewijze aanpak. Daarom richten we ons nu eerst op inzicht in onze Co2 uitstoot per m2. De resultante is een calculatiemodel waarmee we van de meest gebruikte middelen en materialen op locatie te allen tijde de uitstoot kunnen berekenen.’

Greenhouse Gas Protocol

Evie: ‘Als leidraad voor het bepalen van onze Co2 uitstoot per m2 gebruiken we de scopes van het Greenhouse Gas Protocol: een internationale standaard voor de boekhouding en rapportage van broeikasgassen door bedrijven.’ Dit protocol onderscheidt verschillende scopes op basis van de herkomst van het broeikasgas. Scope 1 gaat over alle uitstoot die direct het gevolg is van eigen activiteiten. Scope 2 betreft de indirecte uitstoot voor de energie die is ingekocht. ‘Scope 3 is alle overige uitstoot als gevolg van de activiteiten van een bedrijf. Deze scope is voor ons het meest relevant, omdat onze dienstverlening plaatsvindt op de locatie van onze opdrachtgevers.’

3 hotspots
Op basis van scope 3 bepaalden EW en Nexio Projects vervolgens drie hotspots waarmee EW het meeste resultaat kan behalen om haar impact op het klimaat te minimaliseren: 1) woon-werkverkeer, 2) bedrijfsafval en 3) aangekochte goederen. ‘Denk bij deze laatste aan schoonmaakmiddelen- en materialen en werkkleding, maar ook ICT-diensten en ander werk dat is uitbesteed aan derden’.

Data, data, data

Evie: ‘Wat je wilt voorkomen is dat zo’n traject jaren duurt. We wilden daarom in relatief korte tijd veel data verzamelen. Dat bleek echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Niet alleen moest er data uit onze eigen organisatie komen, we hadden ook onze leveranciers hier hard bij nodig. Belangrijk is om je te beseffen dat het stellen van doelen staat of valt met het hebben van relevante data. En dat je voor die data afhankelijk bent van andere partijen. Je moet daarbij duidelijk maken waarom je de informatie van hen vraagt en mensen motiveren op het gezamenlijke doel dat je nastreeft. Dat, en de inspanning die er nodig is om de data te achterhalen, vraagt tijd.’

Een praktijkvoorbeeld. ‘Bij EW werken zo’n 3500 mensen. Hoe zij naar hun werk reizen, heeft daarom grote impact. Hoewel we aan de hand van woonadressen een schatting konden maken hoeveel kilometer onze collega’s gemiddeld afleggen, wisten we niet hoe ze naar hun werk gingen; per fiets, auto, openbaar vervoer? Om dat te achterhalen hebben we dit bij alle collega’s uitgevraagd via ons interne medewerkersportaal MijnEW. We waren aangenaam verrast door de hoge respons en betrokkenheid van onze collega’s. Dit was tevens een mooi leermoment, namelijk hoe belangrijk het is dat je helder uitlegt wat je doet en waarom. Voor inzicht in ons bedrijfsafval is gekeken naar de data van onze afvalverwerkers. Welke afvalstromen kennen we en welke data is er voorhanden?

Grootste impact met hotspot 3

Op dit moment is EW bezig met het uitdiepen van hotspot 3: het analyseren van aangekochte goederen en diensten. Dit is de hotspot waarmee EW de grootste bijdrage kan leveren. Evie: ‘Hiermee maken we voor onze opdrachtgevers aantoonbaar wat onze waarde is en hoe we samen kunnen werken aan duurzaamheidsambities. Wat er uiteindelijk komt is een calculatiemodel waarmee we van de meest gebruikte middelen en materialen op locatie te allen tijde de uitstoot kunnen berekenen. Hierbij maken we onderscheid in segmenten: het zorgsegment en de segmenten kantoren, hotels, onderwijs, travel & leisure. Reden is dat er in de zorg vaak andere producten gebruikt worden dan in overige sectoren. Mooi voorbeeld is de stofzuiger. In een hotel of kantoorpand gebruiken onze schoonmaakcollega’s veel vaker een stofzuiger dan in een zorginstelling.’

Belangrijke leerpunten

Het in kaart brengen van je impact is een continu proces dat je niet alleen doorloopt, maar samen met collega’s, leveranciers en opdrachtgevers. Je hebt elkaar nodig voor het stellen van doelen en het naar boven halen van relevante data. Je zoekt naar een verdieping van de samenwerking. Door nog beter invulling te geven aan het partnerschap dat je samen hebt, creëer je synergie en maak je afspraken hoe je gezamenlijk bijdraagt aan een betere wereld.

Evie: ‘Het in kaart brengen van onze impact wordt per jaar uitgebreider en accurater. Het liefst doen we alles gelijk in één keer en perfect, met zo snel mogelijk resultaat. Maar je moet realistisch zijn. Rome is ook niet in één dag gebouwd. De stappen zoals omschreven doorloop je meerdere keren en per keer weet je steeds beter hoe je de relevante data kunt verzamelen, hoe je daar de juiste mensen bij betrekt, op welke manier je deze data inzet en hoe je hier vervolgens op bijstuurt.’

Doelen en KPI’s

Door het analyseren van Scope 3 weet EW welke hotspots belangrijk zijn en waar de organisatie de meeste impact mee kan maken. Evie: ‘Hier gaan we nu op door. Volgende stap is het koppelen van doelen en KPI’s aan de uitkomsten van het onderzoek, die vormgeven aan ons duurzaamheidsbeleid voor de komende jaren.’ Hierover lees je meer in deel 3 van onze duurzaamheidsreeks, die gepland staat voor publicatie in mei/juni.