Hotelschool The Hague
Een samenspel tussen innovatie, kwaliteit en flexibiliteit
Toen Hotelschool The Hague in 2022 een aanbesteding voor de schoonmaak van haar locaties uitschreef, speelden diverse wensen een rol. Met name flexibiliteit, kwaliteit, innovatie en duurzaamheid zijn voor de hogeschool belangrijk. Waarom zijn deze vier facetten belangrijk voor Hotelschool The Hague en hoe werden deze vanuit de aanbesteding doorvertaald naar de werkvloer? Kim Fakkel, Team lead Facilities & Real Estate, en Jeroen Both, Rayonmanager EW, vertellen meer over de nieuwe samenwerking, de dagelijkse gang van zaken en over de uitdagingen tijdens de opstart.
Snel schakelen: van 0 naar 1200 studenten
Goede schoonmaakkwaliteit realiseren op de locaties van Hotelschool The Hague is niet alleen een kwestie van goed schoonmaken. Het staat of valt ook met wanneer je schoonmaakt en hoe flexibel je daarin bent. Want net als iedere andere onderwijsinstelling kent HTH pieken en dalen wat betreft de bezetting. ‘Onze 2600 studenten zijn zeker niet allemaal tegelijkertijd op de campus,’ legt Kim uit. ‘De bezetting wisselt continu. Op een gemiddelde doordeweekse lesdag lopen er zo’n 500 tot 600 studenten en medewerkers rond. Dat aantal kan echter zomaar verdubbelen tijdens examenweken, diploma-uitreikingen, open dagen en family days die we het hele jaar door organiseren. Ook organiseren we jaarlijks verschillende evenementen zoals een Hospitality Research Conference, waar gemiddeld 150 gasten op af komen. Deze piekmomenten worden afgewisseld door rustige periodes tijdens de schoolvakanties en de zogenaamde ‘nulweken’, de vrije week na ieder studieblok. Maar of het nu druk of rustig is, de leslokalen, toiletten en algemene ruimten op beide campussen moeten altijd fris, schoon en opgeruimd zijn. Tel daarbij op de verschillende openingstijden in Amsterdam en Den Haag, en je begrijpt dat flexibiliteit een must is voor wat betreft de schoonmaak. Van onze schoonmaakpartner verwachten we dus continuïteit. We moeten erop kunnen vertrouwen dat de schoonmaak geregeld is, zelfs tijdens evenementen, ook in het weekend.’
Zó realiseer je continue kwaliteit
Jeroen, Rayonmanager EW, vertelt hoe hij de continuïteit waarborgt: ‘We monitoren de kwaliteit gedurende de hele dag. Onze schoonmakers zorgen ervoor dat alles voor 8 uur ’s ochtends schoongemaakt is, dus voordat de colleges starten. De voorvrouw of –man loopt de diverse ruimten altijd nog na ter controle. Overdag staat er vervolgens een Facility Host stand-by die waar nodig de schoonmaakkwaliteit in de gaten houdt. De host kijkt bijvoorbeeld of de toiletten nog voldoende schoon zijn, prullenbakken niet overvol zitten en of er geen rondslingerend afval achterblijft in de kantine. De nulweken benutten wij om de grotere schoonmaakwerkzaamheden als glasbewassing en vloeronderhoud in te plannen. Ook de toiletgroepen krijgen in deze perioden een extra schoonmaakbeurt. Op deze manier garanderen wij niet alleen continuïteit maar ook kwaliteit.’
Bijdragen aan ‘hands on learning’
EW is verantwoordelijk voor de schoonmaak, glasbewassing en specialistisch vloeronderhoud op beide campussen van Hotelschool The Hague. De hotelkamers en restaurants vallen buiten het contract. Als onderdeel van de opleiding zullen de studenten naast twee internationale stages ook praktijkervaring opdoen in de eigen hotels en restaurants, ook wel ‘outlets’ genoemd. Deze ‘outlets’ worden gerund en schoongemaakt door studenten als onderdeel van ‘hands-on learning”. Genoeg reden voor HTH om een samenwerking aan te gaan met een schoonmaakpartner die zelf het hoogste niveau van gastvrijheid en kwaliteit nastreeft. Kim: ‘Onze studenten verzorgen zelf een deel van de schoonmaak van de hotels en restaurants, maar het zijn geen schoonmaakprofessionals. Wij waarderen het dan ook dat EW op eigen initiatief aangeeft waar verbeteringen mogelijk zijn of zelfs tijdelijk haar eigen schoonmaakmedewerkers extra inzet om de overall schoonmaakkwaliteit hoog te houden.’
Spannende opstart
De opstart, een klein jaar geleden, verliep op de Campus The Hague volgens het boekje. Dit was te danken aan het feit dat hier het vertrouwde bestaande schoonmaakteam inclusief voorvrouw aan de slag ging. Het team volgde daarnaast een uitgebreide EW-introductietraining en werden naast ervaren trainers ook leidinggevenden vanuit de omgeving in gezet om extra te coachen. In Amsterdam kwam er een nieuw schoonmaakteam en dat zorgde voor de nodige uitdagingen. Jeroen: ‘Het duurde langer dan verwacht voordat er een volwaardig team volledig inzetbaar was. Wij hebben hier vanaf dag 1 op ingespeeld en onze verantwoordelijkheid genomen met onder meer de extra inzet van een ambulant objectleider die zorgde voor een goede begeleiding van het schoonmaakteam. Kim waardeert deze open en eerlijke communicatie van EW, zowel van Rayonmanager Jeroen als de objectleider en voorvrouw. ‘EW was voor ons een nieuwe partner en dan moet je elkaar leren kennen. Dat was in het begin best even wennen. We moesten zoeken naar de juiste lijnen, bij wie moet je bijvoorbeeld zijn als er iets is? Ik merkte al gauw dat áls er iets is, er meteen werk van wordt gemaakt. En, wat ik heel prettig vind, is dat ze hier heel transparant in zijn. Zo weet je waar je aan toe bent en wat je kunt verwachten.’
Lef om te innoveren en verduurzamen
Hotelschool The Hague bereidt haar studenten op de rol van toekomstige managers in de wereld van morgen. De school wil toonaangevend zijn op het gebied van hospitality onderwijs en bijdragen aan een duurzame mindset van studenten en medewerkers.
Innovatie en duurzaamheid spelen hierbij uiteraard een essentiële rol. Volgens Kim sprong EW er bij de aanbesteding daarom ook positief uit vanwege de ervaring met en aandacht voor innovatie en duurzaamheid. ‘Onder het mom van practice what you teach, geven wij graag het goede voorbeeld en dus is het heel fijn als we een partner hebben die met ons meedenkt en ideeën aandraagt.’ Het voorstel van EW om op de Campus in Amsterdam een pilot te draaien met de Ecobot Schrubber voor het schrobwerk van de vloeren, werd dan ook met open armen ontvangen. Ook is een proef gedaan met het Exoskelet. Beide innovatieve middelen die de schoonmaker ontlasten in het zware werk. Inmiddels zijn beide pilots afgelopen en loopt op dit moment nog het dobbi-concept in beide hotels van de school. Hierbij wordt in samenwerking met EW, PostNL en Dobbi gebruikt textiel ingezameld en recycled. ‘We willen zeker verdere stappen maken met EW als het gaat om innovatie en duurzame inzetbaarheid van mensen. De mensgerichte aandacht is iets wat wij als een groot pluspunt zien binnen de samenwerking met EW. Het is één van de speerpunten en ambities van Hotelschool The Hague. Hoe we dit gaan invullen, daar gaan we ons de komende tijd in verdiepen. Het vraagt tijd en geld om innovatieve middelen in te zetten. EW heeft het lef en pakt het op, dat siert ze.’