Papendal

Zeg je Papendal, dan zeg je topsport. Er gebeurt echter veel meer. Bij Papendal komen topsport, het bedrijfsleven en het toerisme samen.  Voor wedstrijden, evenementen, trainingen, congressen of een weekendje weg. Een dusdanig veelzijdige organisatie brengt dynamiek met zich mee. Zoveel verschillende gebruikers, zoveel verschillende wensen en verwachtingen. Bij Papendal staan gasten en bezoekers op nummer 1. En verwacht datzelfde van een facilitaire partner als EW Facility Services. ‘Veelzijdigheid, daar begint het mee,’ aldus Jochem. ‘We hebben hotelkamers, kantoren, trainingsruimten, een evenemententerrein, sportaccommodaties en congreszalen. Deze moeten verzorgd worden door een facilitaire partner die ervaring heeft met verschillende werkterreinen én die gevoel heeft voor gastvrijheid en snapt dat het gewoon heel goed geregeld moet zijn. Want een sporter in voorbereiding op bijvoorbeeld een Olympische Spelen wil zich niet druk hoeven maken, die moet rust en focus hebben op zijn training.’

Korte communicatielijnen belangrijk

EW Facility Services en Papendal werken al 31 jaar met elkaar samen. Volgens zowel Jochem als Bas, is het een mooie wisselwerking. Bas: ‘Bij Papendal hebben wij een heel divers palet aan werkzaamheden. Belangrijk is dat je elkaar begrijpt. Papendal moet op ons kunnen vertrouwen en bouwen. De verschillende gebruikers nemen ieder hun eigen dynamiek mee. Korte communicatielijnen tussen ons en Papendal zijn hierbij heel belangrijk. Gezien de veelzijdigheid van de werkzaamheden zetten we dan ook meerdere leidinggevenden in, verdeeld over de verschillende locaties van Papendal zoals het hotel, congrescentrum, trainingslocatie en het Topsportrestaurant. Objectleiders en supervisors hebben de dagelijkse leiding op de werkvloer. Op Papendal werkt een vast EW-team. Prettig want een belangrijk deel van de gasten zijn vaste gasten. Onze medewerkers bouwen een band op met de gasten en geven ze dat gastvrije gevoel dat hoort bij Papendal.’

Flexibiliteit loont

Gevoel voor gastvrijheid is een belangrijke eis van Papendal. Jochem: ‘De gemiddelde EW’er heeft gevoel bij ons als locatie. Zij hebben het ‘Papendal-gevoel’. Ze zijn flexibel, zowel als het gaat om inzet als om mindset.’ En daarmee stipt Jochem meteen de sleutel van de succesvolle samenwerking aan: het gaat om Papendal. ‘Flexibiliteit loont. De mensen van EW zijn hele goede mensen die het snappen. Het is een flexibel team met op de essentiële posities een aantal vaste personen als ankerpunt. Dat geeft routine en tegelijkertijd een frisse blik. En dat geeft ons een comfortabel gevoel. Ik noem het ‘consistentie in continuïteit’.

Snel schakelen is cruciaal

Snel kunnen schakelen is een must. Voor zowel EW Facility Services als Papendal. Veelzijdigheid en flexibiliteit gaan hier hand in hand. Dit werd des te meer duidelijk tijdens de coronacrisis. Jochem: ‘Snel schakelen is voor ons als trainingscentrum cruciaal. Tijdens de coronacrisis moest ons hotel dicht. Voor de sporters en bijbehorende accommodaties moesten we binnen vier weken protocollen opstellen. Dat moesten meer organisaties, maar bij ons was het net een slag spannender vanwege de Olympische Spelen deze zomer. EW heeft ervaring met protocollen in de zorg. Daarom konden we op ze vertrouwen dat dit goed zou komen. Sinds april 2020 zijn we in feite één groot fieldlab geweest, maar zonder uitbraken van corona. Dat bewijst des te meer dat de protocollen én onze samenwerking goed zijn geweest.’

Samenwerking verder versterkt

Hoewel de samenwerking tussen beide partijen al sterk was, heeft de coronacrisis daar nog een schepje bovenop gedaan. Jochem: ‘Toen de coronacrisis uitbrak heeft EW direct geschakeld. Vanuit Papendal is dat zeer gewaardeerd. Ik zie onze samenwerking als een partnership op basis van wederzijds vertrouwen. Precies wat je in een partner zoekt als organisatie. De coronacrisis heeft ons partnership verder bestendigd en versterkt.’

Toekomst

Kijkende naar de toekomst zijn beide partijen het met elkaar eens: flexibiliteit en veelzijdigheid worden alleen maar belangrijker. Voor Papendal is het belangrijk dat EW Facility Services continu kan blijven schakelen naar gelang de bezetting. Om dat te borgen, draait het bij de facilitair dienstverlener om transparantie. Bas: ‘Het is van belang dat we helder hebben wat en hoe we het doen. Dat doen we op basis van cijfers. Een dergelijk transparant financieel model in combinatie met operationele expertise en wendbaarheid, maakt een relatie toekomstbestendig.’